Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn basisgegevens van een administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Bij basisgegevens moet u denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
  • agenda’s
  • kilometeradministratie

Uitzonderingen: administratie moet 10 jaar bewaart blijven ingeval:

  • Er een bedrijfspand in uw onderneming aanwezig is.
  • U elektronische diensten levert is de bewaartermijn.

De bewaartermijn start op het moment dat de betreffende jaaradministratie is afgesloten en is een verantwoordelijkheid van de ondernemer.

Hoe moet u uw administratie bewaren?

De regel van de belastingdienst is nu dat je iets moet bewaren zoals je het ontvangen hebt. Dat betekent het volgende: Stelregel van de Belastingdienst dat u de gegevens moet bewaren zoals ze zijn ontvangen. Concreet betekend dit:

  1. Digitaal ontvangen
    Bon of factuur digitaal per mail ontvangen, dan moet je de mail ook bewaren. Bijlage opslaan en mail verwijderen mag formeel niet. Printen en bewaren in een map hoeft dus niet meer.
  2. Factuur op papier ontvangen of een bon boven de € 100
    Ontvang je een factuur op papier dan kun je deze inscannen, maar moet je de factuur ook nog bewaren in een map. Dat geldt ook voor bonnetjes boven de € 100. Omdat deze na een paar jaar niet meer leesbaar zijn kun je deze het beste scannen.
  3. Bonnetje onder de € 100 met pin betaald
    Voor bonnetjes, minder dan € 100 die je via de zakelijke rekening hebt betaald geldt dat je deze na het scannen mag weggooien. Het bewijs van betaling is namelijk zichtbaar op je rekening.
  4. Bonnetjes onder de € 100 contant betaald
    Bij contant betaalde bonnetjes (niet handig/verstandig) ben je verplicht deze te bewaren.

Tip:  laat alle zakelijke transacties via je zakelijke bankrekening lopen. Dan heb je, mocht je ooit bonnen kwijt zijn, toch nog bewijs dat je betaald hebt. De bewaarplicht is streng als het gaat om de vooraftrek van Btw. Geen bon, geen btw aftrek.